Hauteskundeetako dokumentazioa hiru gutun-azaletan banatzen da:
- 1 zenbakiko gutun-azala: Mahaiaren eraketaren akta, saioaren aktaren jatorrizkoa eta saioaren aktan aipatzen diren dokumentu guztiak jaso behar ditu. Era berezian dokumentu hauek sartuko dira: boto-emaileen zerrenda zenbakitua, aurkeztutako errolda ziurtagiri kopurua, artekarien egiaztapenen taloiak, erabilitako hauteskunde erroldaren zerrenda eta boto-paper baliogabeak edo erreklamazioa jaso dutenak. Posta bidezko botoaren gastuak itzultzeko eskariak ere jasoko dira, horrelakorik egonez gero.
- 2 eta 3 zenbakiko gutun-azalak: bakoitzak Mahaiaren eraketaren aktaren eta saioaren aktaren kopia bat jaso behar ditu.
Gutun-azalak itxi ondoren, Presidenteak, mahaikideek eta artekariek euren sinadurak jarriko dituzte, hegalak gurutzatuz.
Presidentea eta hala nahi duten mahaikideak eta artekariak, Mahaiari dagokion Lehen Instantziako Epaitegiaren edo Bake Epaitegiaren egoitzara joango dira berehala, lehen eta bigarren gutun-azalak bertan entregatzeko. Indar publikoak lagunduko die pertsona horiei eta, beharrezkoa bada, beraien joan-etorria erraztuko du.
Epaileak dokumentazioa jaso eta dagokion hartu izanaren agiria sinatuko du (hartu izanaren agiria Mahaiko dokumentazioaren artean egon beharko da).
Mahaikideetako bat, gutxienez, hauteskundeak egin diren lokalean egon beharko da 3 zenbakiko gutun-azala entregatzen den arte. Posta Zerbitzuak langile bat bidaliko du Hauteskunde Mahaira, eta langile horrek gutun-azala bere ardurapean jaso eta dagokion hartu izanaren agiria sinatuko du (hartu izanaren agiria Mahaiko dokumentazioaren artean egon beharko da).
Hauteskunde jardunaldia amaitu ondoren hauteskundeei buruzko dokumentazioa entregatzeko Lehen Instantziako Epaitegiaren edo Bake Epaitegiaren egoitzara joan behar duten Hauteskunde Mahaietako kideek joan-etorri horri dagozkion gastuak eskatu ahal izango dizkiote Gobernu Ordezkaritzari edo Ordezkariordetzari.
Hirugarren gutun-azala Posta Zerbitzuko langileari entregatu ondoren amaituko dira hauteskundeak egin diren lokalean egon den mahaikidearen eginbeharrak.